Si estás organizando o planificando un evento, feria o conferencia, sabrás que hay muchas cosas en qué pensar. Tendrás que imprimir invitaciones, folletos y programas, y si recibes nada de ayuda, todo puede parecer muy desalentador.

En Tus Ideas suministramos una gran cantidad de material de marketing impreso y promocional para eventos. A continuación, detallamos algunas cosas que puedes hacer para asegurarte de que tu evento esté bien promocionado y que los visitantes sepan exactamente qué sucede cuando lleguen allí.

Invitaciones

Lo ideal sería que envíes tus invitaciones por lo menos seis semanas antes de tu evento. Si bien imprimiremos tus invitaciones para cumplir con tu fecha límite, deberás tener en cuenta el tiempo de diseño. Si estás planeando el evento para otra persona u organización, también deberás dejar tiempo para modificaciones y aprobación.

Por supuesto, hay algunos elementos que debes incluir en sus invitaciones:

  • Nombre de los anfitriones
  • Fecha y hora del evento
  • Ubicación e indicaciones / mapa si es necesario
  • Información de estacionamiento
  • Código de vestimenta si es relevante

Recuerda también incluir instrucciones sobre cómo inscribirse o adquirir la entrada para el evento si es necesario. Es vital que tu invitación sea profesional y esté bien diseñada e impresa en una tarjeta de calidad. Es la primera promoción que la gente verá sobre tu evento, por lo que tomarán las decisiones sobre el evento y el remitente en función de la invitación.

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Folletos y Programas

Necesitará un programa o folleto con los detalles de tu evento, incluidos los horarios, expositores y presentadores invitados. Una portada llamativa es vital, usa solo imágenes en alta calidad y no demasiado texto. Solo un titular o un par de viñetas para atraer a los lectores y hacer que quieran abrir tu folleto para ver más. Hay algunos elementos que siempre deben incluirse en el folleto o programa de un evento, los más importantes son los siguientes.

Contenido

Dependiendo de la cantidad de páginas, se debe incluir un índice para facilitar que los lectores encuentren la información que necesitan.

Mapas e información de viaje al lugar

Ofrece a los asistentes instrucciones claras y precisas sobre cómo llegar, incluidos los detalles acerca del transporte público y el estacionamiento.

Planta baja

Una vez allí, facilita a las personas ubicarse ya en el interior del evento. Un plano de planta  fácil de leer hará más sencillo a los asistentes moverse por las distintas zonas del evento según deseen y les dejará una impresión positiva.

Programación

Asegúrate de incluir la programación de las distintas fases del evento para que los asistentes sepan qué, cuándo y dónde.

Patrocinadores

Si otras compañías o individuos patrocinan o ayudan a financiar u organizar el evento, asegúrate de ofrecerles un espacio en el folleto o programa del evento.

Detalles de contacto y logotipo

Por último, un programa o folleto del evento debe incluir los datos de contacto de los organizadores del evento o la empresa que lo organiza. Un código QR es ideal para dirigir a las personas al sitio web del evento, donde pueden encontrar más detalles sobre éste y sobre tu negocio.

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